Dans le tourbillon quotidien des artisans, médecins ou dirigeants de PME, chaque appel téléphonique a son importance. Mais tous n’ont **pas la même urgence**. Certains nécessitent une réponse immédiate, d’autres peuvent attendre quelques heures ou être traités par mail. Pourtant, combien de professionnels décrochent encore tous les appels, sans distinction, au détriment de leur planning, de leur sérénité et parfois de leurs clients ? Et si le vrai problème n’était pas le téléphone… mais la gestion des priorités téléphoniques ?
Les appels ne se valent pas tous… mais ils coupent tous votre rythme
Un appel, c’est souvent vécu comme une obligation de réponse immédiate. Pourtant, dans la majorité des cas, ce n’est pas une urgence. Une demande d’information sur un tarif, un rendez-vous à décaler, un fournisseur à recontacter… cela peut souvent être planifié, priorisé, traité au bon moment.
Mais quand on est artisan ou dirigeant de TPE, impossible de deviner ce qui vous attend au bout du fil avant de décrocher. Et c’est là le piège : chaque appel interrompt ce que vous faites, vous force à changer de tâche, de rythme, de concentration. Résultat ? Vous perdez en efficacité, vous accumulez du retard sur vos dossiers en cours, et vous êtes plus stressé.
Selon une étude menée par Harvard Business Review, il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver son niveau de concentration après une interruption. Multipliez cela par 8 ou 10 appels par jour : vous avez perdu 3 heures sans vous en rendre compte.
Le vrai souci n’est donc pas le téléphone, mais l’absence de tri et de hiérarchisation dans les appels entrants. Ce qu’on appelle la gestion des priorités téléphoniques est un levier puissant mais sous-estimé de performance dans les petites structures.
Déléguer l’identification des urgences pour mieux vous concentrer
Pour éviter de vous transformer en standardiste multitâche, une solution existe : externaliser l’accueil téléphonique avec une équipe formée à filtrer les appels selon leur niveau d’urgence.
C’est précisément ce que propose TELLMA. Nos collaboratrices ne se contentent pas de répondre : elles analysent le besoin de l’appelant, évaluent le niveau d’urgence (urgence médicale, rendez-vous annulé de dernière minute, client mécontent, etc.) et orientent l’appel selon vos consignes.
Prenons un exemple concret :
Un artisan reçoit en moyenne 30 appels par semaine, dont seulement 20 % relèvent d’une réelle urgence. Soit 6 appels à traiter dans l’instant… et 24 qui pourraient être rappelés dans la journée. Si vous traitez tout en direct, vous perdez un temps fou. Si vous externalisez, vous recevez uniquement les appels vraiment urgents, les autres vous sont transmis par mail ou SMS selon votre planning.
Dans un cabinet médical, c’est encore plus critique. Une patiente qui saigne abondamment ne doit pas attendre qu’on lui rappelle dans deux jours. À l’inverse, une demande de compte-rendu ou un changement de rendez-vous peut être reporté. Externaliser le secrétariat permet de sécuriser les urgences vitales sans désorganiser les consultations.
Gagner en réactivité sans sacrifier votre temps ni vos clients
Contrairement aux idées reçues, filtrer les appels ne veut pas dire ignorer les clients. Bien au contraire : cela permet de les traiter au bon moment, avec toute votre attention.
Chez TELLMA, nos équipes sont formées à reconnaître les niveaux de priorité, à garder une écoute humaine et bienveillante, et à s’adapter aux spécificités de chaque métier. Résultat :
- Vos clients urgents sont pris en charge immédiatement.
- Vos demandes secondaires sont regroupées et traitées efficacement.
- Vous reprenez la maîtrise de votre emploi du temps.
À partir de 89 € HT par mois, vous bénéficiez d’un filtrage téléphonique personnalisé, sans machine, sans robot, sans attente. C’est vous qui choisissez ce qui est urgent… et ce qui peut attendre. Nous, on s’occupe du reste.
Le gain ? Moins de stress, moins de chaos, plus d’efficacité. Et surtout : une image professionnelle renforcée, car chaque appel est pris avec sérieux et écoute, même si vous êtes sur un toit, en salle d’opération ou en rendez-vous client.
Dans un monde où tout semble urgent, savoir trier ses priorités téléphoniques, c’est reprendre le pouvoir sur son temps, ses dossiers, sa qualité de service. Externaliser cette fonction n’est pas un luxe, c’est un choix stratégique, humain, rentable.
Chez TELLMA, on transforme vos appels en levier de performance, et non en facteur de stress.
Il est peut-être temps de reprendre la main sur votre téléphone.