Gérer un cabinet médical, c’est jongler chaque jour entre consultations, urgences, dossiers, déplacements… et appels incessants. Pourtant, chaque appel peut être vital : prise de rendez-vous, urgence patient, demande de suivi, annulation de dernière minute. Dans ce contexte, la permanence téléphonique médicale n’est plus une option, mais une réponse indispensable à une organisation de plus en plus exigeante.
De plus en plus de médecins généralistes, kinésithérapeutes, dentistes, radiologues ou infirmiers libéraux externalisent leur accueil téléphonique. Pourquoi ? Parce que cette solution allie réactivité, fiabilité et professionnalisme, sans perturber le bon déroulement des consultations.
Une organisation fluide pour soulager le cabinet
La permanence téléphonique médicale repose sur un principe simple : confier à une équipe externe formée la gestion des appels de votre cabinet, selon des consignes précises définies à l’avance. Cela permet de garantir une réponse à chaque appel, sans interrompre le praticien ou surcharger son personnel.
Chaque appel est traité en votre nom, selon un script personnalisé. L’objectif est de reproduire, à distance, l’accueil que vous souhaiteriez offrir en interne : chaleureux, structuré, informatif. Cela concerne aussi bien les prises de rendez-vous que les demandes de renseignements, les urgences ou les appels de partenaires (laboratoires, établissements de soins, etc.).
Par exemple, une maison médicale dans la Somme a externalisé sa permanence téléphonique médicale pour mieux absorber les appels entre 12h et 14h. Résultat : une baisse de 35 % des réclamations liées aux difficultés à joindre le cabinet, et un taux de rendez-vous remplis en hausse de 18 %.
Un fonctionnement simple, rapide à mettre en œuvre
Mettre en place une permanence téléphonique médicale ne demande que quelques étapes simples, mais essentielles pour garantir son efficacité.
Tout commence par la définition d’un cahier des charges : quelles informations doivent être transmises ? Quels appels doivent être transférés ? Quels sont les niveaux d’urgence ? Quelle posture adopter selon les interlocuteurs ? Les secrétaires externes sont formées à respecter ces consignes à la lettre.
Ensuite, l’agenda du praticien est intégré à la solution, qu’il s’agisse d’un outil comme Doctolib, Maiia ou Ubiclic, ou d’un agenda personnalisé. Les rendez-vous peuvent être pris, déplacés ou annulés directement par les secrétaires à distance, avec des notifications envoyées en temps réel au cabinet. Cela permet de garder un planning toujours à jour, sans intervention manuelle.
Enfin, les échanges avec les patients sont tracés, et des comptes rendus peuvent être transmis au médecin selon ses préférences : par mail, SMS, ou via une plateforme sécurisée. Le but : fluidifier l’information sans créer de surcharge.
Ce fonctionnement, rodé et éprouvé, peut être activé en quelques jours. Il convient aussi bien pour un besoin ponctuel (remplacement de congé, arrêt maladie) que pour une prise en charge complète sur l’année.
Un service humain, adapté à votre spécialité
Ce qui fait la force d’une permanence téléphonique médicale, ce n’est pas seulement sa technologie. C’est avant tout la qualité des personnes derrière le combiné. Chez Tellma, chaque secrétaire dédiée à la santé est formée au vocabulaire médical, à la gestion de l’urgence, à la confidentialité des données et à l’écoute bienveillante des patients.
L’accueil est toujours personnalisé : un appel pour un médecin généraliste ne sera pas traité de la même manière qu’un appel pour un cabinet dentaire ou une sage-femme. Les secrétaires savent poser les bonnes questions, rassurer les patients inquiets, transmettre les messages importants sans délai.
Un cabinet de pédiatrie à Abbeville, confronté à une forte hausse d’appels en période de rentrée scolaire, a confié sa permanence téléphonique médicale à Tellma. Les parents ont enfin pu obtenir des réponses claires, les messages urgents ont été correctement triés, et le personnel du cabinet a pu se recentrer sur l’accueil physique et les soins.
Professionnels de santé : votre temps est précieux, et vos patients attendent un accueil irréprochable. Ne laissez plus les appels perturbateurs vous détourner de vos priorités. Avec une permanence téléphonique médicale adaptée, vous garantissez à vos patients une réponse humaine, rapide et conforme à vos exigences.
Tellma accompagne chaque jour des cabinets médicaux dans toute la France, avec des solutions sur mesure, réactives et respectueuses du secret professionnel. Et si, vous aussi, vous repreniez la main sur votre organisation… en déléguant ce qui vous empêche de soigner sereinement ?